Как управлять 19 апартаментами и освободить 190 часов в месяц?

Обожаем делиться кейсами из жизни партнеров Bnovo! Сегодня — совместный кейс отельера Татьяны Ивашиной и руководителя отдела продаж Proptech Solutions Антона Дорошина (мобильное приложение для гостей Digital Concierge). Партнеры познакомились на одном из мероприятий, организованных Bnovo. Узнаем от первого лица, как Татьяне удалось освободиться от рутинных задач по работе с гостями в 19 апартаментах в СПб.

Управляемые апартаменты — предыстория

Татьяна Ивашина — почти типичный бизнесмен. Она начала строить свою империю еще в 2010 году и за 13 лет выросла до 19 собственных апартаментов с посуточной арендой в Санкт-Петербурге. За эти годы она прошла все: огонь воду и медные трубы, которые порой могут дать течь.

Фото апартаментов Татьяны Ивашиной

Переход на автоматизированный учет Bnovo

Рабочая нагрузка колоссально росла, и Татьяна стала задумываться о том, как оптимизировать процессы обслуживания гостей. В одном из чатов опытные коллеги по кохостам порекомендовали облачную систему управления Bnovo.

«Сначала было непривычно, забывала заносить информацию в систему, но быстро втянулась и поняла, что учет в экселе — это совсем «прошлый век», и программа однозначно стоит потраченных денег.
После внедрения Bnovo я автоматизировала большинство ежедневных задач, однако, все еще лично сопровождала заезды, подписывала договора и выдавала ключи» — Татьяна Ивашина, отельер.

Интеграция Bnovo и Digital Concierge

Спустя некоторое время состоялась встреча с Татьяной на мероприятии Bnovo, которая расставила «все точки над i». Мы поговорили с Татьяной о нашем сервисе Digital Concierge и ее проблемах и вызовах, которые гарантированно решатся с помощью мобильного приложения для гостей. Как результат внедрения сервиса в работу, Татьяна вообще перестала встречаться с гостями, автоматизировав все процессы заезда и выезда гостей.

«С содроганием вспоминаю, как я постоянно находилась в дороге и разрывалась между квартирами. Я посчитала, сколько времени удалось освободить благодаря приложению Digital Concierge — около 190 часов в месяц. Сейчас я с удовольствием трачу это время на себя и свою семью.» — Татьяна Ивашина, отельер.

Что было сделано?

1. Подключили Digital Concierge к аккаунту Bnovo, чтобы синхронизировалась информация о заездах и бронированиях.
2. Установили электронные замки на все апартаменты Татьяны, что позволило гостям заселяться самостоятельно и без хлопот.
3. Дополнительно установили в квартиры датчики протечки и дыма.

Это комплекс технических работ, который мы выполнили со своей стороны. А вот как выглядит процесс заселения на практике:

• Система автоматически отправляет гостю на e-mail подтверждение о бронировании и ссылку на скачивание приложения Digital Concierge.
• После установки приложения на телефон гость повторно получает сообщение о подтверждении брони и ссылку на оплату 30% стоимости.
• В самом приложении гость нажимает кнопку «Оплатить» и через Paykeeper производит предоплату.

• После внесения предоплаты данные о бронировании автоматически вносятся в PMS Bnovo: и услуга, и оплата.
• Далее, за 1 сутки до заезда гостю в приложении приходит ссылка на подписание договора через сервис «Подпислон». При этом можно отслеживать статус каждого договора по каждой квартире.
• После подписания договора в чат приложения Digital Concierge гостю отправляется ссылка на оплату оставшихся 70% проживания.
• Информация о поступлении оплаты попадает в PMS Bnovo.
• Теперь, когда есть подписанный договор и 100% оплата, в приложении у гостя появляется кнопка «Открыть электронный замок».

• После заселения, когда гость открыл дверь, ему отправляется сообщение с просьбой подписать акт с помощью того же сервиса «Подпислон».

«Когда я получаю заявку на бронирование, то проверяю, правильно ли она внесена в систему Bnovo: тариф, контакты и емаил гостя. После этого подтверждаю бронь, и все, дальше система все делает автоматически! Пока гость сам заселяется, я могу сидеть в любимом кафе и пить малиновый раф» — Татьяна Ивашина, отельер.

Цифровые технологии делают будни прекрасными

Отметим, что у гостей есть возможность писать в чате Digital Concierge сообщения, которые отображаются в интерфейсе администратора системы. Это очень облегчает собственнику коммуникацию с жильцами, ведь теперь можно выстроить общение централизованно из одного аккаунта.

«Я часто путалась в чатах с гостями, которых в Telegram и WhatsApp набралось уже несколько тысяч. Сейчас это единый интерфейс, и я четко понимаю, с каким гостем и по какой квартире идет общение. Выезд тоже автоматизирован — просто блокируется замок на вход в квартиру в 12 часов дня» — Татьяна Ивашина, отельер.

Стоит добавить, что в приложени Digital Concierge еще много удобных фишек. Например, там отображаются данные доступа к Wi-Fi, телефоны экстренных служб и адреса ближайших магазинов. Если в квартире есть умная техника, то ей можно управлять прямо из приложения и настраивать различные сценарии использования. Например, отключать кондиционер при открытии окна или выключать свет после ухода гостей. Выше мы говорили, что установили Татьяне на объекты датчики протечки. Теперь их состояние показывается в админском интерфейсе приложения, и в случае срабатывания датчика Татьяне приходит уведомление.

Согласитесь, технологии делают будни отельеров прекрасными! Вместо красивых слов, предлагаем протестировать тандем Bnovo и Digital Concierge — просто попробуйте заехать в один из номеров, используя приложение. Мы с удовольствием проведем демонстрацию или дадим скидку на проживание на 1 сутки, просто свяжитесь с нами!