В гостиницу заехал командировочный гость и запрашивает отчетные документы для бухгалтерии? Давайте разберем, какие документы подтверждают проживание и расходы на жильё в командировке.
Узнайте, какие сведения должны содержаться в документах для бухгалтерии, чтобы подтвердить расходы на жильё в поездке. Мы также поделимся полезной информацией о ваучерах, чеках и других документах, необходимых для оформления командировочных расходов в соответствии с российским законодательством.
Как анализ пикового спроса поможет поднять загрузку в несезон
Разбираем статистику за январь 2025: тренды, данные, репутация
В Российском законодательстве нет определенного перечня документов, которые подтверждали бы проживание определенного лица в объекте размещения. Чтобы отнести расходы, как командировочные для проживания, необходимо указать в них:
- лицо, которое проживало в объекте
- даты проживания
- оплаченную сумму
- доп. услуги (прачечная, завтрак и т.д.)
Какие документы подтверждают проживание в объекте размещения
Ваучер на проживание
При бронировании гостиницы онлайн-каналы продаж автоматически направляют на электронную почту гостя ваучер на проживание, где содержится вся необходимая информация о предстоящем проживании гостя, оплате за бронирование, а также условия заселения.
При бронировании онлайн и внесении оплаты за бронирование, вместе с ваучером отправляется чек об оплате. Чек может быть как на полную сумму бронирования, так и на частичную предоплату. В случае частичной оплаты — чек на полную сумму будет выдан при заселении в гостиницу.
Если отель использует систему автоматизации, то выгрузить подтверждение обычно можно в самом бронировании в личном кабинете. Так в Bnovo, готовый шаблон подтверждения вы найдете в карточке бронирования, нажав на значок «Принтера» → «Подтверждение».
1 / 2
Карточка бронирования в системе Bnovo PMS
2 / 2
Подтверждение бронирования в системе Bnovo PMS
Чек о проживании в объекте выбивается через кассу. Если бронирование происходит онлайн, то удобнее всего подключить облачную кассу, чтобы чеки фискализировались и отправлялись на почту автоматически. Облачная касса работает в связке с шлюзом онлайн-оплаты. Как подключить шлюз в Bnovo читайте в статье.
Все про турналог 2025. Рассказывает гостиничный юрист. Запись прямого эфира и доп.материалы. Забрать →
Счет форма N 3-Г
Согласно Приказу Минфина РФ от 13.12.1993 N 121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности» еще одним из отчетных документов является счет форма N 3-Г. Данный счет заполняется при оформлении оплаты за бронь. Выгрузить в Bnovo его можно также в бронировании гостя, как и подтверждение.
Счет форма N 3-Г может быть заполнен администратором вручную. Для этого откройте счет и введите необходимые данные в нужных полях.
Акт выполненных работ
Если за бронирование гостя оплачивает компания через выставление счета, то отчетным документом может стать акт выполненных работ или оказания услуг.
В Bnovo PMS администратор может сформировать его автоматически в бронировании. для этого необходимо перейти в бронирование → Счет → Сначала добавить Счет, нажав на «+» → Создать акт, нажав на «+». Выгрузить счет и акт можно в формате PDF или распечатать гостю.
Компании, которые сотрудничают с объектами размещения на постоянной основе, могут заключать договор на оказание услуг. В договоре могут быть прописаны свои документы отчетности о проживании.
Если гость не запросил информацию об отчетных документах после проживания, то организация может самостоятельно направить запрос в отель о предоставлении необходимых справок, подтверждающих проживание в объекте.
Рассказать отельерам
