Должностные обязанности администратора гостиницы

Администратор гостиницы — это не просто сотрудник, выдающий ключи и проверяющий документы. Это лицо отеля, человек, с которым гости взаимодействуют чаще всего, и именно от него зависит первое и последнее впечатление гостей. Грамотно выстроенная работа администратора способствует повышению репутации отеля и увеличению доходов.

Основные обязанности администратора гостиницы

Одна из главных задач администратора — встреча гостей и их регистрация. Администратор должен быстро, четко и дружелюбно регистрировать гостей, выдавать ключи от номеров, предоставлять необходимую информацию о пребывании. Здесь крайне важна работа с системой управления отелем (PMS), которая значительно упрощает процесс регистрации и позволяет минимизировать ошибки.

Кроме того, администратор занимается бронированием номеров, отслеживает поступления и изменения броней, контролирует состояние номерного фонда, координируя работу горничных.

Основные обязанности администратора включают:

• Регистрацию и заселение гостей
• Управление бронированиями
• Контроль состояния номеров
• Выдачу и контроль ключей от номеров
• Обеспечение конфиденциальности данных гостей

Дополнительные обязанности администратора

Администратор должен консультировать гостей по различным вопросам: от расписания завтраков и экскурсий до рекомендаций ресторанов и достопримечательностей города. Также он координирует взаимодействие между различными службами отеля: службой уборки, технической службой и рестораном, обеспечивая оперативную передачу информации и решение возникающих вопросов.

Как составить должностную инструкцию администратора

Трудовое законодательство РФ не устанавливает строгих требований к содержанию должностной инструкции администратора гостиницы, главное условие — инструкция не должна нарушать права работника. Работодатель вправе дополнять и изменять инструкцию по мере необходимости. В основе документа можно использовать профессиональные стандарты или положения квалификационных справочников. В инструкции обычно прописывают общие положения, права, условия труда, ответственность (общими словами без конкретики) и перечень обязанностей администратора.

Согласно статьям 72 и 74 Трудового кодекса РФ, если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, любые изменения требуют дополнительного соглашения с работником. Если инструкция оформлена как отдельный локальный акт, работодатель вправе изменять ее самостоятельно, но при условии уведомления работников не менее чем за два месяца до вступления изменений в силу.

Хотя законодательство не указывает конкретный срок пересмотра инструкций, оптимальным считается проведение таких изменений не реже одного раза в пять лет. При внесении изменений необходимо ознакомить сотрудников с приказом под подпись.

Продажи и повышение дохода отеля

Сегодняшний администратор гостиницы должен быть и продавцом. Администратор напрямую влияет на продажи дополнительных услуг и рост доходов отеля. Например, умение предложить гостю номер более высокой категории или дополнительные услуги (например, SPA-процедуры или экскурсии) существенно увеличивает прибыль.

Регулярное обучение сотрудников продажам и работе с гостями помогает не только повысить выручку, но и улучшить качество обслуживания.

Навыки и личные качества администратора

Хороший администратор гостиницы должен обладать следующими качествами:

• Развитые коммуникативные навыки
• Стрессоустойчивость и внимательность
• Способность быстро и эффективно решать проблемы
• Умение работать в многозадачном режиме

Ошибки администратора гостиницы и как их избежать

Наиболее частые ошибки администраторов связаны с невнимательностью при регистрации гостей, неправильной работой с бронированием или недостаточно корректным общением в конфликтных ситуациях. Для избежания таких ошибок необходимо тщательно обучать сотрудников работе с системами управления отелем и регулярно проводить тренинги по коммуникации и конфликтологии. Также советуем проводить «разбор полетов» сложных ситуаций, чтобы вся команда могла учиться на опыте коллег и избежать подобных ошибок в будущем.

Главное

Администратор гостиницы играет ключевую роль в успешной работе отеля. Его профессионализм и компетентность влияют не только на комфорт гостей, но и на общую доходность и репутацию заведения. Правильно организованная работа с использованием современных систем управления отелем, таких как Bnovo PMS, позволит минимизировать ошибки и значительно повысить эффективность всего бизнеса.