Проживание в гостинице в авансовом отчете: как все оформить правильно

03.07.2025

Поделиться

Для средних и крупных гостиниц (с номерным фондом 30+ номеров), работа с корпоративными клиентами — важный источник дохода. Одним из ключевых аспектов таких продаж является корректное оформление пребывания командированных сотрудников в бухгалтерской отчетности. В частности — включение расходов за проживание (оплата гостиницы в авансовом отчете).

В этой статье разберем, как сделать процесс удобным для гостя и бухгалтерии заказчика, а также, какие документы должен предоставить объект размещения.

Разместим ваш отель на Яндекс Картах, Ozon Travel, Циан и еще 40+ каналах

Никакой ручной работы и дублей! Синхронизируем данные между всеми ОТА

Хочу много гостей

Авансовый отчет: гостиница

Авансовый отчет — это документ, который сотрудник компании предоставляет в бухгалтерию после командировки, чтобы отчитаться за потраченные деньги. В него включаются:

• расходы на проживание,
• транспорт,
• питание (если не включено в стоимость номера),
• суточные расходы.

Чтобы потраченные средства были признаны налоговыми вычетами, все подтверждающие документы должны быть оформлены по правилам. Для корректного отражения проживания в авансовом отчете гостю потребуются следующие документы от гостиницы:

Кассовый чек или БСО

Если гостиница применяет онлайн-кассу — нужен кассовый чек с QR-кодом, содержащий наименование гостиницы, ИНН, дату и время, описание услуги (например, «Проживание в гостинице», «Гостиничные услуги»), сумма и ставку НДС (или пометку «Без НДС»). Если онлайн-касса не применяется — допускается бланк строгой отчетности (БСО), но только если гостиница работает на патенте или ЕНВД.

Счет и Акт

Для крупных корпоративных клиентов и бюджетных организаций часто требуется:

• счет на оплату (до заезда),
• акт оказанных услуг (после заезда),
• счет-фактура (если гостиница на ОСНО).

Подтверждение факта проживания

Доказательством фактического проживания в гостинице в авансовом отчете командированного сотрудника могут служить:

• гостевая карта с подписью и печатью отеля,
• регистрационная карточка, заверенная администратором.

Продвинутый курс
по управлению доходом в отеле. 9 экспертов делятся опытом и отвечают на вопросы в чате

Начать учиться →

На что обратить внимание при оформлении авансового отчета гостиницы

1. Указывайте полные ФИО гостя. Это критично, особенно, если бронирование было на юридическое лицо. В документах должен быть указан человек, реально проживающий в гостинице.
2. Услуга должна называться корректно. Формулировки в документах вроде «Услуги проживания», «Гостиничные услуги», «Размещение» — допустимы. А вот «Аренда помещения», «Услуги размещения без проживания» — строго нет.
3. Правильные даты проживания. Документы должны отражать даты заезда и выезда, даже если чек выдается по факту полной предоплаты. Это подтверждает период командировки.

Упрощаем процесс для корпоративного сегмента

Крупным и средним гостиничным объектам с номерным фондом 30+ номеров стоит автоматизировать документооборот:

• Используйте PMS-систему с модулем выставления счетов и актов;
• Предоставьте личный email-канал для бухгалтерий компаний;
• Заранее разработайте типовой пакет документов для командировок — удобно и вам, и гостям;
• Подключите интеграцию с 1С или другими системами учета.

Управляйте отелем как профи с Bnovo PMS. Шахматка, менеджер каналов OTA, модуль бронирования на сайте.

Бесплатный доступ на 15 дней →

Частые ошибки и как их избежать

Мелкие ошибки из-за человеческого фактора могут повлиять на репутацию отеля и отнять больше трудового ресурса на исправление. Ниже — некоторые промахи, которые чаще всего допускает персонал гостиниц:

С юридической точки зрения, оформление проживания в гостинице в авансовом отчете — не просто формальность, а важный элемент взаимодействия с корпоративными клиентами. Грамотно организованный документооборот повышает лояльность гостей, снижает риск претензий и способствует повторным бронированиям. Для отелей с 30 и более номерами автоматизация работы — залог успешных продаж в B2B-сегменте.