
Для средних и крупных гостиниц (с номерным фондом 30+ номеров), работа с корпоративными клиентами — важный источник дохода. Одним из ключевых аспектов таких продаж является корректное оформление пребывания командированных сотрудников в бухгалтерской отчетности. В частности — включение расходов за проживание (оплата гостиницы в авансовом отчете).
В этой статье разберем, как сделать процесс удобным для гостя и бухгалтерии заказчика, а также, какие документы должен предоставить объект размещения.
Как действовать в случае резкого падения спроса?
Разберем на Revenue игре в стиле Монополии. Будем решать ваши кейсы в прямом эфире. 10 июля, онлайн

Авансовый отчет: гостиница
Авансовый отчет — это документ, который сотрудник компании предоставляет в бухгалтерию после командировки, чтобы отчитаться за потраченные деньги. В него включаются:
- расходы на проживание,
- транспорт,
- питание (если не включено в стоимость номера),
- суточные расходы.
Чтобы потраченные средства были признаны налоговыми вычетами, все подтверждающие документы должны быть оформлены по правилам. Для корректного отражения проживания в авансовом отчете гостю потребуются следующие документы от гостиницы:
Кассовый чек или БСО
Если гостиница применяет онлайн-кассу — нужен кассовый чек с QR-кодом, содержащий наименование гостиницы, ИНН, дату и время, описание услуги (например, «Проживание в гостинице», «Гостиничные услуги»), сумма и ставку НДС (или пометку «Без НДС»). Если онлайн-касса не применяется — допускается бланк строгой отчетности (БСО), но только если гостиница работает на патенте или ЕНВД.
Счет и Акт
Для крупных корпоративных клиентов и бюджетных организаций часто требуется:
- счет на оплату (до заезда),
- акт оказанных услуг (после заезда),
- счет-фактура (если гостиница на ОСНО).
Подтверждение факта проживания
Доказательством фактического проживания в гостинице в авансовом отчете командированного сотрудника могут служить:
- гостевая карта с подписью и печатью отеля,
- регистрационная карточка, заверенная администратором.

Продвинутый курс по управлению доходом в отеле. 9 экспертов делятся опытом и отвечают на вопросы в чате
На что обратить внимание при оформлении
- Указывайте полные ФИО гостя. Это критично, особенно, если бронирование было на юридическое лицо. В документах должен быть указан человек, реально проживающий в гостинице.
- Услуга должна называться корректно. Формулировки в документах вроде «Услуги проживания», «Гостиничные услуги», «Размещение» — допустимы. А вот «Аренда помещения», «Услуги размещения без проживания» — строго нет.
- Правильные даты проживания. Документы должны отражать даты заезда и выезда, даже если чек выдается по факту полной предоплаты. Это подтверждает период командировки.
Упрощаем процесс для корпоративного сегмента
Крупным и средним гостиничным объектам с номерным фондом 30+ номеров стоит автоматизировать документооборот:
- Используйте PMS-систему с модулем выставления счетов и актов;
- Предоставьте личный email-канал для бухгалтерий компаний;
- Заранее разработайте типовой пакет документов для командировок — удобно и вам, и гостям;
- Подключите интеграцию с 1С или другими системами учета.

Управляйте отелем как профи с Bnovo PMS. Шахматка, менеджер каналов OTA, модуль бронирования на сайте.
Частые ошибки и как их избежать
Мелкие ошибки из-за человеческого фактора могут повлиять на репутацию отеля и отнять больше трудового ресурса на исправление. Ниже — некоторые промахи, которые чаще всего допускает персонал гостиниц:
❌Ошибка | 🔥Последствие | ✅Как избежать |
Нет QR-кода на чеке | Расход не примут в налоговом учете | Используйте онлайн-кассу |
Нет акта | Претензии от корпоративного клиента | Подготовьте шаблон акта |
Не указано ФИО гостя | Бухгалтерия не примет документ | Всегда уточняйте ФИО при регистрации |
Не указана ставка НДС | Нарушение налогового учета | Настройте ККТ на корректную ставку |
С юридической точки зрения, оформление проживания в гостинице в авансовом отчете — не просто формальность, а важный элемент взаимодействия с корпоративными клиентами. Грамотно организованный документооборот повышает лояльность гостей, снижает риск претензий и способствует повторным бронированиям. Для отелей с 30 и более номерами автоматизация работы — залог успешных продаж в B2B-сегменте.
Рассказать отельерам
Источник фото: Кадр из фильма Зверополис, Кинопоиск