Свадьба в гостинице: что нужно предусмотреть отельеру

Свадьба — одно из самых значимых событий в жизни человека, и организация такого мероприятия в гостинице требует особого подхода.

Многие средства размещения работают с таким сегментом гостей, как молодожены, однако, для проведения комплексного свадебного торжества нужна инфраструктура, опыт и обученный персонал.

Успешное проведение свадеб может значительно повысить репутацию отеля и доход за счет нового сегмента. Вот ключевые организационные моменты, которые должен предусмотреть отельер:

Планирование и координация

Необходимо тщательно продумать каждый шаг и составить детальный план. Как правило, для работы со «свадебным» сегментом в штате гостиницы выделяется отдельный менеджер. В зону его ответственности входит:

• предварительное бронирование — нужно заранее определить доступные даты и согласовать их с клиентами;
• встречи с клиентами — обсуждение всех деталей, включая количество гостей, предпочтения по оформлению, меню и дополнительные услуги;
• логистика — в случае, если гости и будущие супруги из другого города.

Размещение гостей

Одним из преимуществ свадьбы в гостинице является возможность размещения гостей на месте проведения мероприятия. Это удобно, выгодно и снимает все транспортные вопросы.

Как правило, отель готовит специальные номера для молодоженов, ближайших родственников и остальных гостей. Здесь могут использоваться различные спецпредложения и скидки. При наличии нужной инфраструктуры, продумывается досуг и дополнительные услуги для свадебной делегации: SPA, беседки, бильярд, прокат инвентаря. Кроме этого, возможны коллаборации по услугам красоты для невесты и ее подруг (макияж, парикмахерские услуги и т.д.).

Банкетный зал и оформление

• выбор основного зала для церемонии и предложение дополнительных локаций, которые украшаются в едином тематическом решении;
• непосредственное оформление и декор с учетом всех деталей;
• координация с флористами и дизайнерами для создания уникального стиля, соответствующего желаниям молодоженов и теме свадьбы.

Кухня и кейтеринг

Питание гостей — это важная часть свадебного торжества, поэтому необходимо уделить особое внимание меню и разнообразному угощению:

• Основное свадебное меню с вегетарианскими и диетическими опциями.
• Организация дегустации блюд для молодоженов перед свадьбой.
• Коллаборации с кондитерами для создания свадебного торта и десертов.

Развлекательная программа

• музыкальное сопровождение, диджеи, живая музыка или оркестр;
• фотографы и видеографы, здесь необходимы только профессионалы;
• ведущий или продюсер свадебной программы;
• организация фейерверков, фотозон и других развлечений для гостей.

Технические аспекты

Если в штате гостиницы нет своих технических специалистов, то привлекаются профессионалы со стороны для предоставления и настройки звуковой и световой аппаратуры и оборудования. Также нужно позаботиться о стабильном Wi-Fi и технической поддержке во время проведения мероприятия.

Обслуживание и персонал

Руководству отеля нужно заранее обеспечить обучение персонала и проведение тренингов по стандартам обслуживания на свадебных мероприятиях. Также назначается ответственный координатор или менеджер, который будет контролировать все аспекты мероприятия и решать возникающие вопросы.

Юридические аспекты

Здесь нужно разработать формы контрактов и соглашений для заключения договорных обязательств между разными участниками процесса: отелем и молодоженами, с подрядчиками и поставщиками услуг. Также нужно обеспечить необходимые лицензии и разрешения для проведения ивента.

Обратная связь и оценка

После завершения свадьбы важно собрать обратную связь от заряженных позитивом клиентов для формирования репутации и имиджа, а также улучшения качества сервиса в будущем. Здесь в помощь анкеты и опросы, стимулирование оставления отзывов на сайте отеля и в социальных сетях. В целях маркетинга рекомендуется собирать портфолио и кейсы проведенных свадеб и публиковать на официальном сайте отеля с разрешения гостей.

Все вышеперечисленные этапы по организации свадьбы в гостинице — это комплексный процесс, требующий тщательной подготовки и координации со стороны отеля. Предусмотрев все аспекты, отельер сможет обеспечить проведение незабываемого и успешного свадебного торжества, что приведет к увеличению лояльности гостей «свадебного» сегмента и росту прибыли.