Бухгалтерия в отеле — как поставить управленческий учет

Бухгалтерия в отеле. Управленческий учет — это не привилегия большого отеля, это суровая необходимость любого бизнеса. Он помогает точно понимать, как развивается ваше дело, и в какой точке вы находитесь сейчас.

Правильная бухгалтерия в отеле своими силами

Эта статья от дружественного эксперта Bnovo Марии Якимовской будет интересна руководителям малых средств размещения, где зачастую нет своего бухгалтера управленческой отчетности, хотя он очень нужен. Мария — практик с 15-летним опытом эффективного управления гостиничным бизнесом и коммерческий директор эко-отеля JustWood.

Что такое управленческий учет?

Коротко, управленческий учет — это структура доходов и расходов объекта размещения, позволяющая анализировать итоги бизнеса за определенный период и на основе результатов анализа принимать стратегические решения и распределять операционные задачи. Простыми словами: посмотрели, сколько заработали и сколько потратили, затем подумали и решили, как это улучшить — делегируете задачи персоналу и контролируете выполнение.

Когда собственники или управляющие обращаются ко мне за постановкой управленческого учета, встает логичный вопрос: кто будет вести первичку? Отчет — это хорошо, когда он готовый. Но собирать доходы и расходы за месяц разово — дело затратное и трудоемкое. В идеале надо каждый день вести учет приходов-расходов, но кто этим будет заниматься на регулярной основе?

Зачастую, в малых отелях администраторы службы приема и размещения выполняют обязанности трех, а иногда и пяти должностей: он одновременно и администратор, и официант, и бухгалтер первички. Вот для этих «многоруких» и многогранных специалистов в шахматке PMS системы Bnovo есть такая чудесная функция, как мини-управленческий учет. Его задача — на начальном этапе быстро и эффективно фиксировать все приходно-расходные операции, а руководителю или собственнику он дает возможность оперативно получать развернутый отчет, помогающий скорректировать операционную деятельность.

Для тех, кто хочет уже завтра упорядочить жизнь своего отеля

1. Группируем расходы

Сначала ознакомьтесь с настройками и определите для себя, как будете группировать расходы. Это очень важно. В системе управления Bnovo есть 3 направления по расходам, внутри которых можно менять статьи:

• возврат по бронированию
• возврат не по бронированию
• расход не по бронированию

Создайте документ, точнее, алгоритм, где администраторы четко будут знать, какую трату в какую группу относить. Лучше это сделать в форме Excel таблицы с разъяснениями. Например, траты на продукты относим в статью «ресторан», траты за раскладку в номер, бытовую химию — в статью «расходники» и т.д.

2. Разделяем права доступа

Проверьте, работают ли ваши администраторы под разными логинами при входе в систему.

По моему опыту, часть гостиничных объектов даже «не заморачивались» над персональными логинами из-за большой текучки, и все сотрудники работали под логином старшего админа или управляющего.

Почему это плохо? Вы не сможете отследить оперативно, кто допустил ошибку! Все ошибки в Bnovo фиксируются в журнале изменений.

3. Формируем счет и проверяем оплату

Администраторы сами могут выставлять счета и отслеживать их оплату. Это удобно, поскольку минует переписку с бухгалтером отеля, который зачастую работает на удаленке, не может быстро выставить счет и тем более дать оперативный ответ, пришла ли оплата. Особенно, это актуально для городских отелей, где большая часть гостей — командировочные, а оплаты — безналичные.

Во вкладке Bnovo «Бронирования», когда админ уже обработал входящую бронь, сразу можно сформировать счет и отправить гостю ссылку на онлайн-оплату. Информация о поступившем платеже обновляется в системе автоматически. Отследить выставленные счета администратор тоже может самостоятельно — в разделе Bnovo «Финансы» данные синхронизируются благодаря интеграции с 1С.

Это очень удобно! Представим ситуацию, когда корпоративный гость уже заселяется, а сотрудники ресепшена не могут дозвониться до бухгалтера, чтобы узнать, прошла оплата или нет. С учетом того, что нередко компании предпочитают платить за сотрудника «день в день» — польза очевидна!

4. Делаем разбивку по юр.лицам

Если у вас несколько юридических лиц, то сделайте по ним разбивку. И пропишите стандарт, при котором ваши админы будут точно знать, на какое юрлицо относить тот или иной расход/доход.

5. Следим за денежным потоком в отчете «Расход»

А теперь о самом важном, ради чего мы так строго следим за грамотным внесением расходных операций. Затраты группируются в отчет Bnovo «Расход», который и является итогом всей бурной деятельности администраторов.

Отчет Bnovo «Расход»

Самое главное — это итоги дня, недели, месяца. Группировку отчета вы выбираете индивидуально.

Я вам предлагаю пример отчета по статьям. На мой взгляд, это самая удобная форма для анализа и выработки стратегии на период. Если есть желание посмотреть расшифровку, что находится внутри каждой группы — нажмите кнопку «Посмотреть платежи».

К каждому отчету Bnovo формирует расшифровку. Собственник может посмотреть за период платежи, распределенные по статусам бронирования, понимая какой приход у него в данный период, и на основе этого планировать расходную часть.

Кстати, о расшифровке. Хорошо иметь статью перед глазами, как методичку, но в Bnovo позаботились и об этом. Каждый отчет имеет краткое описание, и при нажатии кнопки «Подробнее» раскрывается его детализация: что и для чего.

Отчет Bnovo «Доход»

Отчет Bnovo «Доход» можно сформировать в форме графика. Я знаю по опыту, что многие собственники любят смотреть доходную часть именно в виде графика, который помогает сразу понять динамику в сравнении с прошлыми периодами.

Также отчеты анализируются в разрезе чистого дохода от проживания и/или с дополнительными услугами:

Прилагаю пример отчета Bnovo «Доход» в форме Excel таблицы — для тех, кому табличная форма является более привычной:

В заключении хочу с уверенностью сказать, что если вы внедрите эти формы управленческого учета на свой объект, то совершенно по-другому сможете следить за динамикой бизнеса, делать адекватные выводы о его эффективности и принимать взвешенные решения. В этом вам поможет правильно-организованная бухгалтерия в отеле.

С интересом ждем новых обновлений Bnovo для аналитики, расширенной отчетности и увеличения продаж отеля. Успехов и чистой прибыли по итогам года!