Цель любого бизнеса заключается в развитии и получении дохода. Автоматизация бизнес-процессов выступает одной из эффективных стратегий, позволяющих выйти на более высокий уровень. Чтобы бизнес приносил максимальную прибыль, необходимо внедрить автоматизацию гостиницы, которая позволит исключить многие ошибки и сократить рутинные обязанности сотрудников. Для гостиницы таким решением является использование системы PMS.
Это программное обеспечение предназначено для управления гостиницей (в том числе номерным фондом), для контроля загрузки и автоматизации бронирования номеров. Современная PMS — это довольно сложный инновационный сервис, обрабатывающий большой объем данных.
Главным элементом системы является так называемая «шахматка», интерфейс состояния номеров, представленный в виде таблицы. Столбцами выступают дни или часы, а строками – номера, сформированные по категориям. Для комфортной визуализации ячейки отличаются по цвету, обозначающему статус – номер забронирован, заселен, свободен или на сервисном обслуживании.
Какой функционал возможно автоматизировать в гостинице?
Например, Bnovo (облачная система управления гостиницей) автоматизирует следующие задачи:
- работа с гостями (база, категории, примечания);
- формирование графиков и отчетов, позволяющих составлять прогнозы доходов гостиницы и совершенствоваться в повышении конверсии;
- быстрый просмотр свободных и зарезервированных номеров;
- оперативная печать чеков;
- автоматизация бухгалтерии;
- выдача электронных ключей в течение 30 секунд;
- закрытие номеров на ремонт и обслуживание;
- назначение скидок для постоянных клиентов (программы лояльности);
- контроль регистрации, заселения и выезда гостей;
- отправка данных о гостях в МВД;
- автоматическое формирование документов и многое другое.
А ещё Bnovo включает в себя инновационные возможности по управлению доходом:
- прогнозирование — система анализирует работу отеля и автоматически рассчитывает, какими будут загрузка и доходность объекта в будущем;
- динамическое ценообразование — настройки автоматического изменения цен в зависимости от повышения или падения спроса;
- анализ цен до 10 конкурентов в одном отчете на 60 дней вперед;
- расширенная отчетность по ключевым гостиничным показателям (ADR, RevPAR, Occ, доходы, движение денежных средств, комиссии и т.д.);
- сквозная аналитика — возможность видеть источники, состав и суммы онлайн-бронирований в Яндекс.Метрике.
В настоящее время далеко не все гостиницы используют систему управления, но, чтобы понять, насколько это удобно, можно сравнить две гостиницы, в одной из которых работа ведется с помощью PMS, а в другой в ручном режиме.
С увеличением размера бизнеса растет и количество персонала, а соответственно, и обязанностей. Это приводит к тому, что администратор перестает справляться, начинаются проблемы с гостями, снижается качество обслуживания, дохода и распределения сил.
В случае с ручным управлением необходимо постоянно заполнять и распечатывать документы для каждого гостя. Это увеличивает процесс регистрации и заселения до 30 минут, и когда с рейса в отель прибывает несколько гостей одновременно, на несколько часов в холле отеля воцаряется ад: бегающие дети, жара, уставшие и раздраженные гости, стресс для сотрудников. Совершаются ошибки: выдали ключи от другого номера, ошиблись с буквой в фамилии, забыли про обед в номер и прочее.
А что происходит если выясняется, что две семьи приехали в один номер в пик сезона — даже представить страшно. Записи велись на листочке, или в таблице. Кто-то позвонил, продиктовал данные, администратор не расслышал и перепутал даты, или звонок сорвался, или кто-то срочно потребовал отремонтировать уже кондиционер в его номере. Или произошло бронирование одного номера через разные тревел-агентства.
Большую часть подобных проблем решает автоматизация гостиницы — перевод ручных бизнес-процессов в автоматический режим.
Преимущества системы управления гостиницей
Самым важным фактором в пользу выбора этого программного обеспечения автоматизации гостиниц является ее многофункциональность. Благодаря использованию PMS появляется возможность управлять тарифами, базой гостей, качеством обслуживания, бронированием, размещением, уборкой и т.д.
При массовых и ночных заездах остро встает вопрос о регистрации гостей, и в данном случае также помогает сервис автоматизации, а если вдруг у администраторов возникает вопрос, техническая поддержка поможет оперативно его решить.
При выборе системы важно обратить внимание на следующие данные:
- как часто случаются сбои и зависания сервиса;
- что делать после того, как произошел сбой системы, как быстро происходит восстановление;
- стирается ли информация после сбоя (в облачных системах данные не удаляются);
- как быстро отзывается на заявки техподдержка;
- за какой промежуток времени возможно решить проблему;
- сколько времени потребуется для обучения нового сотрудника;
- основные моменты, в которых сотрудники допускают ошибки чаще всего;
- как часто меняется стоимость обслуживания;
- обновления выходят для улучшения уже действующей версии или это уже полностью новая программа, требующая переустановки (в облачных системах управления такой проблемы нет);
- требуется ли для работы сервиса отдельный сервер (в облачных PMS не требуется);
- существует ли функция для создания резервных копий (в облачных системах всегда настроено несколько уровней резервного копирования данных).
Кроме основного функционала сервис обычно имеет еще и дополнения для различных нужд гостиницы: модуль бронирования для сайта и в социальных сетях, интеграция электронных замков, использование IP-телефонии, подключение к СРМ-системе. Модуль уборки позволяет контролировать работу горничной. Шлюз онлайн-оплат дает возможность быстро оплачивать бронирование номера. С помощью модуля управления репутацией появляется возможность отвечать на отзывы в интернете.
Автоматизация гостиниц ведет к увеличению прибыли от бизнеса!
ведущий специалист по маркетингу и медиа-коммуникациям
