Организация трансфера для гостей

Продуманная логистика на любом мероприятии, будь то свадьба, турпоездка или трехдневная научная конференция, – вопрос, требующий особого внимания организаторов. Малейшие заминки в пути моментально сеют хаос и портят впечатление у участников. Грамотная организация трансфера для гостей отеля позволит не выбиться из графика и своевременно доставить всех в нужное место.

Что такое трансфер и каким он бывает

Трансфер представляет собой организованную перевозку пассажиров из точки А в точку Б. Для этого используется специальный транспорт, тип которого зависит от формата мероприятия и количества участников: легковое авто, минивэн, большой туристический автобус.

Виды трансфера для гостей

Трансферные перевозки бывают индивидуальными, групповыми или с использованием партнерского сервиса.

Индивидуальный трансфер

В чем-то схож с такси, но в отличие от последнего, оформляется заранее, с водителем согласуется маршрут, дата и время выезда. В назначенный час он приезжает на условленное место: к подъезду, отелю, выходу из аэропорта.

Для индивидуальных трансферных перевозок выбирают автомобили разных типов: это может быть легковой седан, минивэн или микроавтобус для семейных путешествий, авто бизнес-класса для рабочих поездок. Подбор машины зависит от числа пассажиров, наличия маленьких детей и домашних животных, объема багажа.

Групповой трансфер

Услуга предполагает перевозку группы людей на одном транспортном средстве. Так же, как и в предыдущем случае, маршрут определен заранее.

Чаще всего групповой трансфер выбирают, когда необходимо перевезти туристическую группу из аэропорта и наоборот, доставить людей на место проведения мероприятия (выездная свадьба, корпоратив, спортивные соревнования, рабочая встреча).

Для групповых перевозок используют микроавтобусы и автобусы разной вместимости. На дальние расстояния отправляют транспорт повышенной комфортности, где есть кондиционер, вместительный багажный отсек, регулируемые сиденья для движения в ночное время.

Партнерский трансфер

Партнерский трансфер – своего рода сотрудничество с сервисом, занимающимся пассажирскими перевозками. Партнерами выступают преимущественно туристические агентства, отели и гостиницы, а также частные лица – например, известные блогеры.

Участие в таких партнерских программах далеко не всегда обеспечивает моментальный результат и прибыль. Но помимо потенциального дохода для компании это еще и отличная возможность успешной коллаборации с сервисом и расширения клиентской базы.

Этапы организации трансфера для гостей

Базовый алгоритм организации трансферных перевозок следующий:

• Утверждение списка гостей, которых необходимо доставить к месту события. От этого зависит выбор транспорта.
• Оценка расстояния из точки А в точку Б. Чем длиннее маршрут, тем больше внимания следует уделить комфортабельности транспорта (кондиционер, откидные сиденья и т.д.).
• Проработка маршрутов. Водители трансфера стараются планировать маршрут таким образом, чтобы дорога занимала меньше времени – помогают им в этом многочисленные сервисы-навигаторы и собственный опыт.

Тем не менее, важно иметь в запасе обходные пути на случай экстренных ситуаций: пробок, перекрытых дорог, ремонтных работ.

Трансфер как отдельная услуга для гостей отеля

Отели могут предоставлять трансфер как отдельную дополнительную услугу (например, в сервисе Bnovo). Управляющий может самостоятельно создать данную позицию в системе, указать условия, стоимость и варианты трансфера (например, аэропорт–отель, вокзал–отель, групповой или индивидуальный формат). Это существенно упрощает бронирование для гостей, позволяет учитывать услугу трансфера в единой системе управления, контролировать загрузку и заказы, а также оперативно реагировать на запросы клиентов. В итоге сервис становится более гибким, клиентоориентированным и позволяет повысить уровень сервиса в отеле.

Как сделать сервис трансфера лучше

Если базовые вопросы решены, самое время уделить внимание мелочам. Именно они остаются в памяти пассажиров, которые в будущем возвращаются к проверенному и надежному перевозчику.

Контакт с пассажирами. Важно вовремя информировать клиентов о нюансах предстоящей поездки и накануне еще раз обсудить все детали.

Индивидуальный подход. Учитывая особенности конкретной перевозки, можно предложить актуальные для клиентов услуги – например, сразу забронировать трансфер не только в аэропорт, но из него.

Работа над уровнем комфорта. Чистый и комфортабельный салон – это базовый минимум, но также стоит поработать над атмосферой поездки, особенно на длительных маршрутах. Хорошая музыка, трансляция кино, игры – все это способно оживить даже самую утомительную поездку.

Обратная связь. В современном мире отзывы – первое, на что опираются люди, выбирая трансфер. Не стоит пренебрегать сбором обратной связи, важно вовремя реагировать на предложения, вопросы и замечания клиентов.