Ключи в отеле: виды, безопасность и порядок выдачи

Система управления ключами — одна из базовых, но жизненно важных составляющих гостиничного бизнеса. Через контроль доступа обеспечивается не только комфорт гостей, но и безопасность имущества, персонала и самого объекта.

Несмотря на то, что многие отели уже внедрили электронные системы, ручное управление ключами остается актуальным — особенно в малых объектах размещения.

В этой статье разберем, какие виды ключей бывают в гостинице, как организованы их хранение и выдача, а также чем отличаются механические и электронные системы.

Виды ключей в отеле

В каждом гостиничном объекте существует минимум три типа ключей:

Ключ от номера (основной) — это ключ, который получает гость при заезде. Он может быть как классическим металлическим, так и в виде магнитной/электронной карты. Иногда один ключ открывает не только номер, но и доступ к общим зонам (лифты, SPA, тренажерный зал).

Запасной ключ — дубликат ключа от номера, который хранится у администратора или в закрытом шкафу для использования в экстренных ситуациях (например, если гость потерял карту или заперся внутри).

Аварийный ключ или мастер-ключ — открывает все двери отеля, включая служебные помещения. В электронных системах это может быть карта с высоким уровнем доступа. Такой ключ должен храниться под особым контролем, доступ к нему строго ограничен.

В некоторых объектах используют также технический ключ — для персонала клининга и технической службы. Он открывает определённые группы помещений без доступа в номера гостей.

Механические и электронные ключи

Механические ключи

Это классические металлические ключи, которые всё ещё широко используют в небольших гостиницах и пансионатах. Их преимущества: простота и низкая стоимость внедрения, не требуется электричество или ИТ-поддержка, легко обучить персонал.

Однако минусы очевидны: ключ легко потерять, дублировать, он не блокируется удалённо, и невозможно вести учет по времени доступа. Это создаёт риски при утере и усложняет контроль.

Электронные ключи

Это карты, чипы, браслеты, а также системы с мобильным доступом через смартфон. Их преимущества:

• контроль доступа по уровням (гостевой, персонал, технический);
• автоматическая регистрация действий (время открытия двери, кем и когда);
• удалённая блокировка и активация;
• интеграция с PMS и другими системами отеля.

Именно электронные ключи сейчас считаются стандартом безопасности в большинстве современных отелей. Они позволяют усилить контроль, минимизировать человеческий фактор и предложить гостю более комфортный и «технологичный» опыт.

Хранение и безопасность

Хранение ключей должно соответствовать внутреннему регламенту и требованиям безопасности. Даже если в отеле нет системы автоматизации, существует ряд базовых принципов:

• Все запасные и аварийные ключи должны храниться в закрытом сейфе или шкафу, доступ к которому имеют только ответственные сотрудники.
• Журнал учета ключей обязателен: в нём фиксируется дата, время, ФИО сотрудника, цель получения и время возврата.
• Регулярные инвентаризации — например, один раз в смену или раз в сутки, особенно если используется механическая система.
• При использовании электронных ключей важно контролировать права доступа: у уборщицы не должно быть доступа к складу или серверной.

В отеле должен быть прописан алгоритм действий на случай кражи или потери ключей — от блокировки доступа до уведомления службы безопасности. В гостиничном бизнесе ошибка с доступом — это всегда потенциальный конфликт с гостем или финансовые потери.

Порядок выдачи ключей гостям

Выдача ключа гостю — стандартная, но ответственная процедура. Она обычно сопровождает регистрацию при заезде и происходит в несколько шагов:

1. Проверка документа — удостоверение личности или паспорт.
2. Регистрация гостя в PMS или вручную в журнале заселения.
3. Выдача ключа с пояснением, как им пользоваться (если он электронный) и какие зоны он открывает.
4. Фиксация факта выдачи — в PMS или на карточке гостя.

При выезде ключ должен быть возвращен. Если он утерян, в отеле может быть предусмотрен штраф. При этом сотрудник обязательно проверяет, не осталось ли ничего в номере, и только после этого ключ передают на повторную активацию или хранение.

Также важно учитывать случаи, когда гость просит дополнительный ключ (например, для второго человека в номере). В этом случае также фиксируется выдача второго экземпляра и его возврат.

Главное

Система работы с ключами — это не просто технический элемент, а часть общего сервиса и безопасности. Независимо от того, использует отель металлические ключи или электронные карты, важно иметь четкий порядок хранения, выдачи и контроля. Это снижает риски, помогает урегулировать спорные ситуации и создает у гостя ощущение защищенности.

PMS-системы позволяют фиксировать выдачу ключей и привязывать действия к бронированиям. Это делает процесс более прозрачным и экономит время — как для администраторов, так и для управляющих.