Как выбрать АСУ отеля (автоматизированная система управления)

В современном мире гостиничный бизнес становится все более технологичным и конкурентоспособным, поэтому отели все чаще обращаются к автоматизированным системам управления (АСУ) для устойчивого развития на рынке и повышения уровня обслуживания. Выбор правильной АСУ отеля может быть решающим фактором в достижении стабильной работы и увеличения дохода. Следуя простым шагам и уделяя внимание деталям, можно найти оптимальное решение, которое соответствует индивидуальным потребностям и специфике вашего объекта размещения.

С чего начать выбор АСУ отеля?

Определите ваши потребности

Прежде чем приступить к поиску АСУ, важно четко определить ваши потребности и бизнес-цели. Разные категории средств размещения (отели, хостелы, загородные объекты, глемпинги) могут иметь различные требования к системе управления. Определите, какие функции вам необходимы, начиная с бронирования номеров, учета гостей, управления персоналом, работы с воронкой продаж, а также отчетности и аналитики.

Самые популярные российские решения по управлению отелем с кратким описанием функционала вы можете посмотреть в едином реестре ПО. На сегодняшний день отельеры пользуются разработками компаний Bnovo, «Контур.Отель», TravelLine, Shelter, «Эдельвейс», Ecvi, Realty Calendar и др.

Рассмотрите возможность интеграций

Удостоверьтесь, что компания-разработчик АСУ может интегрироваться с другими сервисами и приложениями, которые вы уже используете или планируете подключить в вашем отеле: видеонаблюдение, электронные замки, система удаленного заселения гостей и др. Это помогает избежать избыточной ручной работы и уменьшает риск человеческого фактора.

Например, система управления Bnovo предлагает отельерам расширение функционала с помощью дополнительных интеграций через открытый api. Доступно к подключению более 30 сторонних сервисов для удобной работы в едином интерфейсе: интеграции с электронными ключами, amoCRM и Битрикс24, модулем уборки и регистрации гостей, IP-телефонией и др.

Изучите потенциал масштабирования

Ваш отель может расти, и нужно удостовериться, что выбранная система управления способна масштабироваться. Проверьте, поддерживает ли АСУ добавление новых номеров, услуг, объектов и пользователей.

Обратите внимание на облачные решения

Облачные АСУ становятся все более востребованными, так как предоставляют возможность управления отелем на любом устройстве и из любой точки мира. Особенно это будет удобно владельцам нескольких гостиничных объектов. Среди альтернативных, отраслевых «коробочных» решений широко известен на рынке программный комплекс «1C: Отель», предназначенный для автоматизации работы гостиниц, пансионатов, домов отдыха и др.

Изучите пользовательский опыт

Исследуйте, насколько удобен интерфейс для пользователей, какие возможности предоставляет система для улучшения обслуживания гостей. Чем проще и интуитивнее АСУ, тем легче будет обучить персонал и обеспечить высокий уровень обслуживания.

Зачастую, ведущие разработчики предоставляют бесплатные видеоуроки по настройке и юзабилити своих продуктов.

Проведите тестирование

Обязательно попробуйте демо-версию системы управления от поставщика. Это позволит вам понять, насколько АСУ соответствует вашим ожиданиям и потребностям. Как правило, все ведущие российские разработчики ПО предоставляют бесплатный тестовый период от 14 до 30 дней.

Проведите анализ стоимости

Сравните стоимость различных АСУ на рынке с учетом не только начальных расходов, но и ежемесячных затрат на обслуживание, возможные комиссии, обновления и обучение персонала. Выберите систему, которая предоставляет наилучшее соотношение цены и качества.

Узнайте о техподдержке

Важно иметь надежного поставщика, который будет предоставлять своевременную техническую поддержку и регулярные обновления АСУ. Это обеспечит стабильную и надежную работу системы в течение долгого времени.

Каким требованиям должна отвечать современная АСУ отеля?

• Модульность и настраиваемость — выбирайте только необходимый функционал или настраивайте АСУ под свои конкретные потребности.
• Мобильность или «бизнес в кармане» — управляйте гостиничным бизнесом с телефона, планшета или другого мобильного устройства.
• Управление бронированием — быстро создавайте брони и регистрируйте гостей с помощью интуитивно-понятных и удобных и инструментов.
• Финансовое управление — ведите первичный бухгалтерский учет, выставляйте счета и отслеживайте финансовые операции.

• Управление ресурсами — оптимизируйте использование ресурсов отеля, включая управление запасами, персоналом и услугами.
• Отчетность и аналитика — контролируйте ключевые гостиничные показатели работы отеля, принимайте взвешенные управленческие решения и оптимизируйте бизнес-процессы.
• Безопасность — обеспечивайте надежное хранение и высокий уровень безопасности личных данных гостей и коммерческой информации.
• Простой интерфейс — упрощайте автоматизацию бизнес-процессов, оперативно обучайте персонал и повышайте эффективность работы.
• Соблюдение законодательства — вы должны быть спокойны за применение ПО и ведение бизнеса по законодательству, особенно, в отношении хранения и обработки данных гостей. Проверьте, например, входит ли выбранная компания-разработчик в реестр отечественного ПО и является ли аккредитованным партнером Минцифры РФ.

В гостиничной индустрии АСУ иначе еще называют PMS системой управления (с англ. Property Management System). С учетом всех вышеперечисленных требований, внедрение программного обеспечения значительно улучшает управление бизнесом, повышает качество обслуживания гостей и снижает операционные риски. Кроме этого, отельеры выбирают популярные системы автоматизации со встроенными инструментами увеличения дохода, такими как динамическое ценообразование, прогнозирование, анализ цен конкурентов и т.д. При выборе АСУ важно уделить внимание всем аспектам, чтобы выбрать наилучшее решение, соответствующее вашим потребностям и бизнес-целям.