Системы автоматизации гостиниц

Автоматизация гостиницы — это сокращение ручных рутинных обязанностей персонала гостиницы, которые неизбежно влекут за собой последствия «человеческого фактора» — ошибки, путаницу, недопонимание. Любой гостиничный бизнес, который переходит с уровня семейного отеля на 5 номеров на уровень «бизнес-управления» рано или поздно сталкивается с необходимостью автоматизации. И прежде всего это система управления гостиницей (она же «шахматка», она же PMS).

PMS-система позволяет автоматизировать бизнес-процессы гостиниц и отелей, и избежать потенциальных ошибок сотрудников. Система управления позволяет контролировать работу всего отеля:

• управлять номерным фондом
• избежать овербукинга
• контролировать доступы в номера
• управлять ценами в зависимости от загрузки и сезонности
• контролировать переселение гостей из номера в номер
• эффективно управлять службой горничных

PMS включает в себя большое число данных, обработать которые нужно в короткие сроки, поэтому удобству и простоте уделяется главное внимание. Основной элемент PMS – таблица бронирования номеров, или, как её называют сотрудники отеля — «шахматка». В столбцах указаны календарные дни или часы, в строках – номера, отсортированные по категориям. Ячейки таблицы заполняются различными цветами, которые обозначают статус номера. Например, в Bnovo PMS можно ставить статусы: номер забронирован, свободен, заселен, клиент выехал, ремонт и т.п.

Возможности системы автоматизации гостиниц

PMS-система имеет ряд возможностей:

• Работа с гостями и бронированием
• Подготовка отчетов, усовершенствование рабочих процессов
• Можно оперативно просматривать зарезервированные и свободные номера, а также избежать овербукинг
• Печать чеков в автоматическом режиме
• Автоматизация бухгалтерского учета
• Быстрая выдача электронного ключа
• Оформление скидки постоянным клиентам
• Закрытие номеров на обслуживание или ремонт
• Контроль заселения и выселения гостей

Преимущества PMS-системы

Убедиться в преимуществах системы PMS можно на примере отеля, который работает без системы, и отеля, где внедрена система управления.

При развитии бизнеса растет численность работников, число номеров и объем обязанностей. Зачастую администратор самостоятельно не успевает сделать всю работу, что приводит к возникновению проблем с качеством обслуживания клиентов, распределением обязанностей и расчетом доходов. Конечно, учет можно попытаться организовать в электронном виде посредством Excel, или даже в бумажном виде, но это может подойти только маленьким отелям до 5 номеров, где управляют, например, члены семьи. При большем количестве номеров и сотрудников невозможно уследить за бронями, отменами, категориями, завтраками и прочими нюансами. Качество обслуживания падает, гости кипят от раздражения, а владелец гостиницы теряет деньги. Отсутствует возможность контролировать номерной фонд в удаленном режиме, организовывать учет свободных номеров для всех подключенных агрегаторов и получить достоверный отчет в конце периода. Не исключается риск и вовсе потерять данные, записанные в тетрадочке.

PMS-система имеет ряд преимуществ:

• Широкий функционал.
• Ускорение процесса регистрации клиентов.
• Возможность подключения сервиса защиты от овербукинга.
• Надежная запись всех данных по бронированию номеров.
• Ведение клиентской базы.
• Возможность обратиться в службу поддержки.

Современная облачная система управления отелем автоматизирует работу и помогает сотрудникам и позволяет собственнику контролировать бизнес 24/7.

Другие бизнес-процессы гостиницы, которые можно автоматизировать

Автоматизация бронирования номеров

Варианты автоматизации бронирования номеров:

• форма бронирования номеров на сайте гостиницы
• форма бронирования в социальных сетях
• подключение OTA — букинг-агрегаторов

Например, в сервисе Bnovo все эти каналы бронирования можно автоматизировать — все данные будут автоматически заноситься в PMS гостиницы, сводя человеческий фактор к минимуму. Администратору остаются только телефонные звонки.

Синхронизация данных о бронировании номеров между букинг-агентствами

Больше не нужно постоянно мониторить все агрегаторы и руками менять статусы номеров по всем сервисам — автоматизирует данный процесс сервис Channel Manager. Статусы каждого номера, цены и многое другое.

Автоматизация регистрации гостей в МВД

Все ещё заполняете бланки и отправляете письма в МВД о регистрации гостей? Забудьте как страшный сон! Этот процесс также автоматизируется благодаря сервису Скала и интеграции с PMS.

Модуль уборки номеров

Когда номеров мало, а горничная одна — процесс уборки номеров контролировать просто. Но когда много номеров, большое здание, постоянная суета у стойки регистрации — в ручном режиме неизбежно возникают ошибки. Этот процесс также можно автоматизировать, например, с помощью «Модуля уборки«, который можно подключить в системе управления гостиницей Bnovo. Горничная получает уведомления и знает свой график работы, и администратор спокоен.

Автоматизация отчетности

Это давняя мечта отельеров — получать автоматические отчеты за нужный промежуток времени по нужным параметрам и без запроса бухгалтера или администратора подготовить эти данные. Забудьте про все неудобства — теперь это автоматизировано.

Далее перечень остальных процессов, которые можно автоматизировать в гостинице:

• прием платежей онлайн (шлюз оплат)
• быстрая выдача ключей (электронные замки)
• IP-телефония
• интеграция с CRM

При максимальной автоматизации гостиница сразу преобразится. Персонал сможет уделять больше времени гостям и своим главным обязанностям, уменьшится объем рутинных задач, которые отнимают время и вносят стресс. Владелец сможет контролировать загруженность гостиницы и финансовые показатели.  

Если вы стремитесь развивать бизнес и получать больше прибыли — внедряйте системы автоматизации гостиницы!