Регистрация групп в гостинице: нюансы работы

Групповые заезды — один из самых предсказуемых и рентабельных сегментов для отеля. Корпоративы, участники выставок и турниров, школьные группы и серии заездов закрывают десятки номеро-ночей одним договором.

Успех работы с группами начинается с правильно выстроенной воронки продаж, продуманной тарифной политики и четких процессов в PMS. В статье разберемся: где искать группы, как считать выгоду и как превратить единичный заезд в ежегодную традицию.

Кто для нас «группа» и когда это выгодно

Сформулируйте своё рабочее определение: например, от N номеров в общие даты и с едиными условиями/оплатой. Важно не спутать «полную загрузку» с «хорошей сделкой»: на некоторые даты индивидуальный спрос приносит больше. Поэтому оценивайте не только цену, но и влияние группы на весь период.

Критерии быстрой оценки:

• Даты и их «температура» (пик/межсезонье);
• Длительность проживания (чем длиннее, тем стабильнее экономика);
• Сопутствующий доход (питание, залы, трансфер, парковка);
• Риск «вытеснения» индивидуальных продаж в эти даты.

Ключевые этапы воронки групповых продаж

Представьте ситуацию: в 10:07 приходит запрос на 20 номеров на три ночи. Ваша задача — показать вариативность, а не «сбить» цену.

Что важно в первые 30 минут

Снимите базу фактов: даты (и запас по смещению), объём (номера × ночи), ориентир по бюджету, кто платит (организатор/участники), спецтребования (этаж, инвентарь, автобус/парковка). Параллельно проверьте календарь событий и прогноз загрузки по дням: не упираетесь ли в «горячую неделю».

Коммерческое предложение

Отправьте 2–3 варианта сразу: «Базовый», «Комфорт», «Премиум». Условия формулируйте прямо: минимальная длительность проживания (MinStay), дедлайны предоплаты и аннуляции, релиз квоты. Это не «барьеры», а страховочные сетки для маржи и сетки продаж.

После выезда первой группы вы фиксируете не только закрывающие документы, но и повторяемость: договоритесь о «праве первого предложения» на следующий период, сделайте короткий звонок организатору (3–5 минут) с двумя вопросами «что улучшить/что оставить как есть» и отметьте потенциальные даты в календаре событий.

Тарифная политика для групп: как считать и предлагать

Главный принцип — продаем не скидку, а управляемые условия и законченный сценарий поездки. Ставка для группы должна рождаться не из рефлекса «минус N% от BAR», а из ответов на четыре вопроса:

1. Чего мы ждали по загрузке в эти даты без группы?
2. Что теряем, отдавая фонд группе (эффект вытеснения индивидуального спроса)?
3. Какие прямые затраты прибавляет группа (питание, клининг, техника, поздние выезды)?
4. Какой минимум по марже нас устраивает на этих датах?

Алгоритм в 5 шагов:

1. Прогноз по датам (есть ли пики/события).
2. Displacement-логика (что не продадите индивидуально).
3. Прямые затраты и «плечи» (ночь до/после события).
4. Минимально допустимая ставка по марже.
5. Сценарии условий вместо скидки: MinStay, перенос на «плечи», пакет «проживание+питание/зал», альтернативные даты.

Продукт для групп: продаём сценарии

Организатор покупает удобство конкретной поездки. Сформируйте 2–3 базовых пакета под ключевые сегменты и заранее пропишите, что туда входит.

Вот как это может выглядеть:

Корпоратив/конгресс. Проживание + зал/переговорки, техника, кофе-брейки, ранний заезд/поздний выезд, удобная парковка и документы для бухгалтерии.

Спортивные команды/сборы. Меню по режиму, ранние завтраки и поздние ужины, хранение инвентаря, блок номеров на одном этаже, комната для собраний.

Школьные/образовательные группы. Безопасные маршруты, сопровождение, расселение взрослых рядом с детьми, «тихие часы», памятка руководителю группы.

Концерты/выставки. «Ночная логистика» (позднее питание и выезд), трансфер к площадке, карта «дверь-к-двери», рекомендации по ближайшим сервисам.

Бронирования в PMS без хаоса

Основа бесшовного заезда закладывается задолго до стойки. В PMS ведите группу как единую сущность: на период задавайте общие условия (цены, MinStay/отмена), прикрепляйте депозиты и источники оплат, вносите список с распределением по номерам.

В Bnovo PMS удобно задавать общие условия на даты и распределять гостей по комнатам. Менеджер каналов синхронизирует доступность и правила на OTA, проще подтверждение условий по корпоративным/турсериям. За счет этого регистрация на стойке быстрее: данные уже в системе, карты гостя и ключи печатаются пакетами.

Календарь событий как источник групп

Формируйте «тепловую карту» событий вокруг отеля на 12 месяцев вперёд: площадки, которые «двигают» спрос (экспофорумы, спортивные арены, концертные площадки, крупные корпоративные конгрессы). Для каждой категории событий определите типичный lead time (насколько рано приходят запросы), «плечи» заездов и правила продаж.