Организация конференций и деловых мероприятий в отеле

Работа с корпоративными мероприятиями – отдельное направление в гостиничном бизнесе. Оно приносит отелям стабильную прибыль и богатых постоянных клиентов. Конференции, семинары, стратегические сессии, корпоративные встречи дают стабильную загрузку, формируют репутацию и напрямую влияют на доход.

Значимость мероприятий для отеля

Организация конференций и деловых мероприятий в отеле решает сразу несколько задач: увеличивает среднюю загрузку номерного фонда, особенно в будние дни и в низкий сезон, помогает получать доход за счет продажи дополнительных услуг и повышает рейтинг отеля. Корпоративные клиенты, как правило, бронируют сразу группы номеров, пользуются рестораном, арендуют залы и заказывают дополнительные услуги.

Мероприятия расширяют перечень платных сервисов. Аренда залов, техническое обеспечение, питание, трансферы и проживание формируют комплексное предложение с высокой маржинальностью.

Деловые события работают на репутацию. Успешно проведенная конференция становится рекомендацией. Компании возвращаются снова, советуют отель партнерам и включают его в список постоянных площадок для встреч.

Подготовка инфраструктуры и технического оснащения для мероприятий

Современный бизнес-клиент требует безупречной технической базы. Техническое оснащение обычно включает:

• проекторы или большие экраны с высоким разрешением;
• звуковую систему с микрофонами для спикеров и участников;
• стабильный высокоскоростной интернет;
• системы затемнения и регулируемое освещение;
• климат-контроль с возможностью точной настройки.

Оборудование должно быть в рабочем состоянии и настраиваться за 5-10 минут. Конференц-залы должны быть изолированы от шума, иметь хорошую акустику и достаточную площадь для разных форматов рассадки. Нестабильный интернет или неработающий микрофон могут сорвать важную презентацию и испортить репутацию отеля. Важно заранее проверять оборудование, иметь резервную технику и технического специалиста на площадке. Для заказчика это вопрос спокойствия и доверия.

Виды конференц-пространств и их адаптация под задачи заказчика

Современный отель редко ограничивается одним залом. Используются разные форматы помещений:

• большие конференц-залы для форумов и презентаций;
• трансформируемые залы с мобильными перегородками;
• переговорные комнаты для небольших встреч, переговоров, совещаний;
• банкетные залы, которые легко переоборудуются под деловые задачи;
• Нетиповые локации: лобби, терраса, крыша, винный погреб. Используются для неформальных встреч, коктейлей, банкетов.

Каждое мероприятие требует своей конфигурации. Для обучения важна хорошая видимость экрана и удобные рабочие места, для обсуждений круговая или П-образная рассадка, для презентаций сцена и профессиональный звук. Гибкость пространства позволяет быстро подстроиться под запрос клиента и избежать лишних затрат

Процесс приема и сопровождения корпоративных клиентов

Работа с корпоративным заказчиком начинается задолго до мероприятия. Важно быстро отвечать на запросы, четко формировать смету и фиксировать все договоренности. Сопровождение включает работу персонального менеджера, согласование тайминга и сценария мероприятия, координацию всех служб отеля, помощь в размещении участников, контроль хода мероприятия на месте.

• Менеджер выясняет детали: количество участников, даты, программу, бюджет. Крупные компании присылают тендерную документацию со списком требований на десятки страниц.
• После подписания договора начинается детальная проработка. Составляют график: во сколько регистрация, когда кофе-брейк, сколько времени нужно на перестановку. Согласовывают меню, оформление пространства, расстановку баннеров и стендов.
• За день до события проводят финальную проверку: тестируют оборудование, проверяют чистоту, выставляют указатели. В день мероприятия координатор от отеля постоянно на связи с организаторами решает возникающие вопросы, корректирует тайминг, координирует работу технической службы, кухни, клининга.

Для клиента ценна предсказуемость. Когда все вопросы решаются через одного ответственного человека, снижается риск ошибок и накладок.

Организация питания и дополнительных сервисов (кофе-брейки, банкет, трансфер)

Питание – важная часть делового события. Даже идеально организованная конференция теряет в качестве, если гости остаются голодными или ждут кофе слишком долго.
Чаще всего заказывают:

• Кофе-брейки с легкими закусками. Стандартный набор: кофе, чай, соки, вода, печенье, фрукты, мини-сэндвичи. Иногда предлагаются тематические брейки: итальянский с тирамису и капучино, азиатский с суши и зеленым чаем.
• Бизнес-ланчи готовят по формуле шведского стола или сет-меню. Шведский стол быстрее: 100 человек едят за 30-40 минут. Сет-меню красивее подается, но официантам нужно больше времени. Меню согласовывают заранее, учитывая диетические ограничения.
• Фуршеты и банкеты после официальной части. Кроме напитков и полноценного ужина предлагаются развлечения: живая музыка, ведущий, шоу-программа.

Дополнительно востребованы трансферы из аэропорта или вокзала, услуги парковки, раннее заселение и поздний выезд, печать раздаточных материалов, фото- и видеосъемка. Чем шире набор сервисов, тем проще заказчику организовать мероприятие в одном месте.

Организация досуга для гостей в свободное время

Деловые поездки редко ограничиваются только работой. Участники мероприятий ценят возможность отдохнуть и сменить обстановку. Отель может предложить посещение спа или фитнес-зоны, экскурсии по городу, неформальные ужины и дегустации, прогулки и активный отдых, культурную программу по запросу группы. Популярны тимбилдинги: квесты, спортивные состязания, кулинарные мастер-классы.

Продуманная развлекательная часть превращает рабочую поездку в приятное событие. Участники уезжают с позитивными впечатлениями, а компания-организатор получает лояльность сотрудников и партнеров. Отель становится не просто площадкой для встреч, а местом, куда хочется вернуться.

Успех корпоративного мероприятия в отеле измеряется не количеством украшений площадки и поданных в ланч блюд, а отсутствием проблем. Когда техника работает, график соблюдается, а кофе горячий, то и организатор, и участники остаются довольны.