Итоги вебинара «Миграционный учет в отеле»

Миграционное законодательство всегда вызывает много вопросов у отельеров.

В период пандемии, чтобы не попасть на штраф, надо «держать руку на пульсе». Для этого команда Bnovo провела вебинар «Миграционный учет в отеле: лайфхаки и рекомендации в новых реалиях».

Екатерина Райлян и Олег Вихман ответили на вопросы:

Изменилось ли миграционное законодательство в кризис?
Есть ли сейчас мораторий на проверки?
Можно ли избежать штрафов из-за неправильной постановки гостей на миграционный учёт в период кризиса?
Как может помочь в вопросах миграционного учета автоматизация?
Какие преимущества работы с сервисом СКАЛА-ЕПГУ?
Какие преимущества использовании модуля онлайн регистрации в Bnovo PMS?

Обязанности отеля:

Уведомить территориальный орган Министерства внутренних дел Российской Федерации о прибытии иностранного или российского гражданина, в течение 1 рабочего дня, следующего за днем прибытия;
Уведомить территориальный орган Министерства внутренних дел Российской Федерации об убытии иностранного гражданина не позднее 12 часов дня, следующего за днем убытия иностранного гражданина, а российских граждан в день убытия.

Какие штрафы грозят за нарушение сроков постановки и снятия с учета?

Если несвоевременно поставить или снять с учета иностранного гражданина, юридическим лицам предусмотрен штраф от 400 до 500 тысяч рублей (ст. 18.9 ч. 4 КоАП РФ). Штраф полагается за каждого иностранного гражданина.
За нарушение правил регистрации гражданина РФ по месту пребывания, а также за то, что гражданин РФ находится в жилом помещении без регистрации свыше установленных законом сроков, для юридических лиц предусмотрен штраф от 250 до 750 тысяч рублей.

Чтобы не получить штрафы в период и после пандемии, нам надо разобраться с вопросами:

Как уведомить МВД, если оно закрыто?
Как не допустить ошибок в подписании соглашения с МВД?
Как себя вести, если к нам пришла проверка?
Платить или нет за патент?

На эти вопросы отвечает эксперт по миграционному учету Екатерина Райлян.

Екатерина более 10 лет занимается вопросами электронного документооборота в области миграционного и регистрационного учета. Исходя из уникального и обширного опыта, избрана единственным общественным представителем рынка электронного документооборота между гостиницами и Главным управлением Министерства внутренних дел. Екатерина Райлян является экспертом по работе с Единым порталом государственных услуг, «Московская безопасность» и в сфере миграционного и регистрационного учета в целом.

Постановка на учет и снятие с учета.

Выходные дни в период пандемии не считаются нормальными полноценными выходными в работе с МВД. И несмотря на то, что МВД не принимает уведомления в бумажном виде, вы должны приносить документы в течение суток или следующего рабочего дня;
Если вы оказались в ситуации, когда у вас нет возможности уведомить МВД о прибытии гостей в бумажном виде, и вы не подключились к электронному документообороту, заходите на МВД.рф, и каждый раз, когда вам надо поставить или снять с учета гостя, пишете на сайте обращение о том, что вы пытались поставить на учет, но у вас ничего не получилось. Таким образом вы обезопасите себя от получения штрафа;
Если вы работаете в электронном виде, в период пандемии Вы также должны ставить всех на учет в электронном виде в течение суток или на следующий рабочий день, а снимать российских граждан с учета в день убытия, а иностранных граждан в течение 12 часов последующего дня за днем убытия. Это обязательное условие;
Если у вас проблемы с интернетом, а вы работаете в электронном виде, и вам надо срочно подать документы в бумажном виде, то вы пишете сопроводительное письмо о том, что у вас авария на интернет канале, и вы просите временно принимать документы на бумажных носителях.

Никакого моратория на проверки МВД нет!

Екатерина Райлян,
эксперт по миграционному учету

Нюансы подписания соглашения с МВД.

В соглашении с МВД есть важный нюанс, на который вы можете не обратить внимание, но который может привести к разрыву соглашения, а вы получите штраф. В соглашении есть приложение, где вы должны указать количество койко-мест. И отельеры чаще всего указывают стандартное количество. Например, в отеле 50 койко-мест и отельер указывает 50 койко-мест. Но еще есть детские кроватки и дополнительные места. И получается, что на самом деле максимальное количество койко-мест в отеле — 70. И если вдруг все детские кроватки и доп. места заняты и отельер, как законопослушный гражданин, поставил всех на учет, получается превышение. И сразу же могут аннулировать соглашение. Соглашение аннулируется, даже если превышение всего на 2 человека. Поэтому важно указывать правильное количество койко-мест;
У отельеров есть миф, что можно сделать электронную подпись, которой вы подписываете уведомление о прибытии российских и иностранных граждан в электронном виде, только на генерального директора. Но подпись можно сделать на того человека, который фактически ставит на учет, например, старший администратор. В соглашении должно быть все правильно прописано по тому человеку, который подписывает документы. Если в соглашении указан директор, а администратор подписывает за директора, надо быть внимательным и удостовериться что директор не находится в отпуске или в командировке.

По поводу подписания соглашения с МВД я рекомендую обращаться к компаниям, которые знают как правильно оформить документы и учтут все нюансы, о которых вы даже не знаете !

Екатерина Райлян,
эксперт по миграционному учету

Что делать, если к вам пришла проверка?

Всегда надо быть готовыми, что в любой момент к вам может придти проверка. Не паниковать. Попросить документы и уточнить по какому поводу пришли;
Обучить сотрудников, что нельзя рассказывать как обстоят дела с миграционным учетом в отеле;
Убрать документы в архив, который может находиться вне стен отеля.

Напоминаю, что срок хранения данных о гостях — 1 год!

Екатерина Райлян,
эксперт по миграционному учету

Изменения ППО территория.

Теперь можно добавлять до 12 документов. Раньше отправляемые документы были не читаемые из-за низкого качества, а лучшее качество не пропускалось. Теперь этот протокол расширили и можно отсылать пакет документов в лучшем качестве;
Появилась отдельная опция, что надо прикладывать чек об оплате патента, как подтверждение законности постановки на учет;
Внесены изменения в формах, которые отсылаются в МВД. 514 приказ — новая форма о прибытии иностранного гражданина, 142 приказ — новая форма об убытии иностранного гражданина, форма 10 и форма 11 — формы прибытия и убытия российских граждан.

Напоминаю, что Формы 5 больше нет!

Екатерина Райлян,
эксперт по миграционному учет

В каких случаях надо оплачивать патент, а в каких не надо?

Рекомендация Екатерины, основанная на комментариях МВД:

если сейчас иностранный гражданин оказался без патента и его документы не в порядке, то оплачивать не надо;
если патент действующий и документы все в порядке, тогда оплачивать надо.

Подробные ответы на вопросы миграционного учета смотрите в видео записи вебинара с Екатериной Райлян

Каким образом гостиница может передать необходимые сведения о постояльцах?

Как уже было сказано выше, сотрудник отеля может лично отнести документы в территориальный орган Министерства внутренних дел Российской Федерации в бумажном виде или отправить уведомление с курьером.
Второй вариант — передавать документы в электронном виде. Например, воспользовавшись модулем online регистрации гостей в МВД Bnovo PMS.

О преимуществах автоматизация регистрации постояльцев рассказывает директор СКАЛА-ЕПГУ Олег Вихман.

Олег Вихман,
к.т.н., профессор РАЕ, директор
Сибирского Научно-Исследовательского
Института Автоматизации и Управления. Занимается проектами прикладного использования в области автоматизации крупных и средних производственных и непроизводственных объектов.

Преимущества СКАЛА-ЕПГУ:

Эффективный инструмент, позволяющий Вам регистрировать и снимать с учета иностранных и российских граждан в электронном виде и на бумажных носителях;
Позволяет узнавать статус регистрации и корректировать данные в случае ошибки;
Обеспечивает подготовку всех необходимых по законодательству бланков и отчетов;
Обеспечивает контроль действий персонала при регистрации граждан в МВД, что позволит Вам оперативно получить обратную связь в случае бездействия или неправильных действий сотрудников;
Программа разработана и поддерживается экспертами в области безопасности, миграционного и регистрационного учета граждан, а также гостиничного бизнеса, что позволит Вам быть спокойным и уверенным в том, что к Вам не будет претензий от МВД и гигантских штрафов;
Гарантия снятия с учета до 12 часов следующего дня. Ответственность СКАЛА-ЕПГУ за снятие с учета до 12 часов прописана в договоре.

Преимущества интеграции СКАЛА-ЕПГУ с Bnovo PMS:

Позволяет ставить и снимать с миграционного и регистрационного учета иностранных и российских граждан непосредственно через интерфейс Bnovo PMS;
Позволят сэкономить до 50% времени отельеров, которое уходит на заполнение необходимых форм;
Позволяет исключить возможность ошибок в заполненных формах, что обезопасит вас от возможных штрафов.

Не надо давать МВД повода для внеплановых проверок!
Подключите модуль online регистрации гостей в МВД Bnovo PMS и эффективно используйте все возможности программы СКАЛА-ЕПГУ.

Олег Вихман,
директор СКАЛА-ЕПГУ

Подробнее о том, как может помочь в вопросах миграционного учета автоматизация смотрите видео запись вебинара с Олегом Вихманом.

Подключить Модуль online регистрации гостей в МВД

Василиса Щебет

Окончила с отличием СЗАГС при Президенте РФ и уже более 20 лет успешно работает в сфере связей с общественностью. С 2022 года является ведущим специалистом по развитию и коммуникациям с партнёрами Bnovo в IT-компании Bnovo. Автор многочисленных статей, посвященных гостиничному бизнесу и индустрии гостеприимства.