Как подготовить шахматку к высокому сезону, чтобы она эффективно работала на вас?

Отельер-эксперт операционной деятельности объектов размещения, заместитель руководителя компании Easy Revenue Мария Попова делится ключевыми настройками системы управления Bnovo PMS.

Впереди высокий сезон! Многие отельеры уже предвкушают наплыв счастливых гостей, решивших отправиться в отпуск в теплые края или открыть для себя новую локацию в России. И вот, управленцы и собственники, от малых до больших объектов размещения, уже провели инвентаризацию, проверили номера на недостатки, покрасили лавочки на террасе и придумали новые тарифы для увеличения своего дохода.

Однако, все ли проверено в системе управления? Сегодня мы рассмотрим, как подготовить PMS Bnovo к высокому сезону так, чтобы система принесла как можно больше пользы и прибыли отельеру.

1. Основные настройки гостиницы в PMS

Проверьте, корректно ли заполнены настройки объекта размещения:

• указана ли звездность
• загружен ли логотип
• совпадает ли указанный адрес с фактическим
• верны ли ваши актуальные контакты

Это нужно для того, чтобы информация о вашем объекте размещения правильно отображалась в системе «Яндекс. Путешествия» и в других документах: счетах, регистрационной карте и пр.

2. Категории номеров

Актуализируйте название и точное количество номеров, а также активируйте те категории, которые не работали у вас в низкий сезон. Уточните количество основных и дополнительных мест и опишите, какие у вас номера по площади, интерьеру, и какая присутствует мебель и техника.

Загрузите свежие фотографии, чтобы гость уже заранее визуализировал себя отдыхающим в вашем отеле.

Не забудьте сделать описание на иностранном языке, если вы принимаете у себя зарубежных гостей. Также проверьте фактическую нумерацию комнат — соответствуют ли они программе?

3. Компании и агенты

Обновите контактные данные и реквизиты компаний и агентов, с которыми вы работаете. Это сократит ваше время при выставлении счетов и правильной настройке плательщика за гостя, а также поможет корректному начислению стоимости проживания и дополнительных услуг в режиме высокой загрузки администратора. Не забудьте указать актуальные комиссии агентов!

4. Основные и дополнительные услуги

Одна из самых главных настроек! Проверьте, правильно ли настроены услуги питания, отображается ли корректная стоимость, занесены ли в программу закупленные для продажи товары, и установлена ли у них стоимость. Это необходимо для того, чтобы ваша PMS корректно распределяла статьи доходов внутри отчетности. Не забудьте дополнить описание тарифов и фотографии.

5. Настройки «Маркетинг»

Настройте или создайте новые источники бронирования, причины отмены, основания для скидок под ваш объект. Не забудьте про теги — их нужно вести для того, чтобы было полное понимание вашей целевой аудитории. К примеру, вы можете создать тег «семья» или «молодожены». Статистика покажет, кто именно ваш основной гость, и на какие маркетинговые активности ориентироваться.

6. Настройка детской политики и дополнительного взрослого места

Не забудьте указать, с какого возраста вы можете принимать в своем объекте размещения детей. Например, от 0 до 3-х лет вы предоставляете проживание бесплатно, с учетом проживания тарифа взрослых. От 3-х до 12-ти лет вы берете доплату за детское размещение в размере 500 рублей, предоставляя завтрак или детскую анимацию. А с 12-ти лет — доплата 1000 рублей, как за взрослого гостя. Это поможет избежать неудобных вопросов от гостей при бронировании и неприятных ситуаций при заезде гостей.

7. Миграционный учет

Обновите устаревшие формы регистрационной карты, миграционные данные в настройках шаблонов документов. Кстати, не забудьте проверить ваш ключ подключения к миграционному учету, нужно ли продлить лицензию, не изменился ли орган, отвечающий за миграционные отношения с вами, все ли документы в порядке, и не нужно ли уточнение данных о вас. Это поможет избежать ряда вопросов в случае непредвиденной проверки в сезон. Также не забудьте про Bnovo Visa для иностранных гостей.

8. Настройка хаускипинга

Если вы пользуетесь модулем уборки Bnovo, проверьте актуальность заданий для сезонной инспекции номера: не висит ли лишних задач для сотрудников, и оплачен ли модуль на будущий срок. Пользование модулем сократит время постановки заданий горничным и поможет контролировать процесс уборки и ремонта номеров.

9. Немаловажные мелочи

Заранее проверьте, какие пользователи имеют доступ к Bnovo PMS, и деактивируйте неактуальные учетные записи. Проверьте провайдера для рассылки e-mail сообщений гостям, а также обновите шаблоны писем рассылки. Кстати, вы можете сделать выгрузку базы контактов гостей из программы во вкладке «Экспорт данных» и сделать приветственную рассылку, напомнив о себе. Проверьте, какие скидки у вас есть, кто и как может их использовать.

10. Профайлы гостей

Просмотрите, заполняете ли вы профайл гостя корректно? Вводите ли вы все данные гостя: номер телефона, электронную почту, источник бронирования и способ, как гость узнал о вас. Это необходимо для того, чтобы PMS корректно собирала статистику, а вы в конце сезона могли отследить, какой источник продаж принес больше всего броней.

Рассмотрим следующие настройки PMS Bnovo для финансового учета:

1. Ваш фискальный регистратор и терминал оплаты банковскими картами. Проверьте, продлена ли лицензия пользования кассой и банковским терминалом, какое техническое состояние у оборудования, отображаются ли они в системе, и, главное, передаются ли чеки в налоговую. Если все исправно, поздравляю, вы сделали одну из самых важных задач.
2. Статьи расхода и долги. Скорректируйте или добавьте новые статьи движения денежных средств, чтобы правильно вести финансовую деятельность. Проверьте долги. Если вы никому ничего не должны — это, безусловно, здорово! А вот вашим должникам стоит напомнить об оплате дебиторской задолженности.
3. Настройка тарифов. Самое основное и требующее внимательного подхода. Обновите стоимость и наполнение ваших тарифов: ограничения продаж, сроки действия, внедрено ли динамическое ценообразование, какие ограничения действуют, и есть ли особенные правила бронирования у каждого из них. Не забудьте описать тариф привлекательно для вашего гостя и позаботьтесь об иностранном переводе.
4. Специальные предложения. Предложите каждому гостю идеальный вариант размещения по самой приятной для него стоимости. Создайте несколько специальных предложений для различных групп гостей: семьи, молодожены, возрастные путешественники, гости с длительным сроком проживания. Попасть в сердце гостя не только интерьером, но еще и ценой — это мастерство!
5. Промокоды. Одна из уловок привлечения прямых бронирований — это промокод. Соберите данные в разделе «Промокоды», чтобы понимать, какой из ранее выданных промокодов действует наиболее эффективно, и при необходимости добавьте новые. Это хорошо работает и для сотрудничества с агентами. Партнеры могут бронировать проживание для своих гостей посредством вашего промокода на официальном сайте. При этом агентам не нужно постоянно связываться с вашим отделом продаж для уточнения возможности бронирования, а вы ежемесячно не мучаетесь от дополнительной сверки бронирований еще одного агента.
6. Модуль бронирования. Убедитесь в том, что модуль бронирования Bnovo корректно работает на вашем сайте. Не забудьте обновить квоту номеров, ограничить или, наоборот, убрать ограничение продажи номеров напрямую с сайта.
7. Синхронизация с ОТА. Проверьте подключение всех каналов продаж через Channel Manager Bnovo. Если есть какие-либо ошибки, их лучше исправить до того, как вы откроете продажи. Лучше перестраховаться и сделать это заранее, чем тратить время на выяснение причины отсутствия синхронизации в разгар сезона. Не забудьте проверить, корректно ли сопоставлены категории номеров, правильный ли тариф подгружается к каналу, и передаются ли ограничения.

Теперь мы уверены, что наша система управления Bnovo PMS готова к высокому сезону и будет работать нам на пользу! Ведь именно для этого она и создавалась, чтобы делать работу отельеров легкой, продуктивной, а самое главное — доходной.