Регистрация гостей в отеле — это своего рода визитная карточка заведения. От того, насколько быстро и организованно все пройдет, зависит первое впечатление клиента об отеле. Зачем нужна эта процедура и как ее упростить?
Зачем нужна регистрация гостя в отеле?
Регистрация гостей в отеле — это не просто стандартная процедура. Она необходима для надлежащего функционирования гостиницы. Во-первых, обязанность зарегистрировать гостя в отеле установлена российским законодательством. Владельцы гостиниц должны своевременно отправить данные о своих гостях в МВД, а за игнорирование такой процедуры предусмотрены довольно большие штрафы. Кстати, данную процедуру можно автоматизировать при помощи сервиса online-регистрации гостей.
Во-вторых, фиксируя количество гостей и занятые номера, можно прогнозировать заполняемость гостиницы, а значит, текущую и будущую прибыль. Раньше запись вносили в специальные журналы, но сейчас учет можно легко вести при помощи специализированных сервисов.
Минусы процесса регистрации
Размещение гостей в отеле — это стандартная процедура, о которой все знают. Тем не менее, такой процесс может вызвать недовольство и даже возмущение у клиентов. Как правило, гости приезжают уставшими после многочасового перелета или поездки, с вещами, а иногда и с детьми. И меньше всего в этот момент они хотят стоять в длинной очереди у стойки регистрации в гостинице. Ручное заполнение бумажных бланков занимает много времени. Кроме того, не исключена возможность ошибки, что недопустимо, так как данные о гостях передаются в МВД, и это должна быть достоверная информация. Все дополнительные трудозатраты — это дополнительные финансовые потери для бизнеса.
Правила регистрации в Министерстве внутренних дел
С 2019 года действуют новые правила, введенные ФЗ №115-ФЗ и приказом МВД №435. Эта процедура обязательна как для граждан РФ, так и для иностранцев. Целью внесения в ФЗ №115 нового пункта под номером шесть является повышение безопасности туризма. Эта норма фактически возлагает на отельеров обязательство по контролю за иностранцами в течение всего их времени нахождения в гостинице. Являясь принимающей стороной, отельер должен проследить за соблюдением иностранцем указанной цели въезда на территорию РФ, а также проконтролировать, что он своевременно покинул страну.
При регистрации иностранного гражданина сотрудник отеля обязан вручить ему уведомление, содержащее требование соблюдать цель въезда и сроки пребывания на территории РФ. Гость должен расписаться в таком документе. В случае нарушения целей въезда или несвоевременного выезда отельер обязан уведомить МВД об этом. Также он должен напомнить гостю не менее чем за 10 дней до окончания срока его визы о том, что скоро такой документ будет просрочен.
Порядок регистрации в отеле российских граждан и иностранцев одинаков, ведь в МВД передается одна и та же информация. Регистрация россиян в гостинице осуществляется в обязательном порядке, за исключением случаев, когда гость селится в отель, расположенный в том же субъекте, где он постоянно зарегистрирован (Москва и МО, а также СПб и Лен. область считаются одним субъектом).
Как для российских, так и для иностранных гостей в МВД нужно отправить две анкеты — о прибытии и об убытии. В таких документах потребуется указать следующие данные:
- ФИО;
- паспортные данные;
- дата рождения;
- гражданство;
- даты въезда/выезда.
Указанную информацию можно передать в МВД как в «бумажном» виде (распечатанные листы прибытия/убытия), так и на электронных носителях (флэшки, CD-диски). Неудобство обоих вариантов заключается в том, что придется физически посетить отделение МВД, причем дважды: в момент прибытия и убытия гостя, ведь информацию нужно отправить в течение суток с момента регистрации в гостинице (и, соответственно, выезда). Существует и третий и наиболее удобный вариант: отправка данных посредством интернета или электронного документооборота. Для этого можно использовать портал Госуслуг, специальную государственную систему «Мир» или облачную программу. Упростить жизнь сотрудников отеля получится, подключив сервис онлайн-регистрации гостей в МВД.
Модуль онлайн-регистрации гостей в МВД
В Bnovo есть специальный модуль, позволяющий в автоматическом режиме отправлять всю необходимую информацию о гостях в МВД. Благодаря такой автоматизации существенно снижается риск получения штрафов за несвоевременную подачу информации или за ошибки, допущенные при заполнении формы. Сотрудники тратят на регистрацию гостей до 50% меньше времени, а весь процесс понятен на интуитивном уровне. Установив такой модуль, вы можете не беспокоиться о том, что ваши гости разочаруются в сервисе отеля «с порога», а вы забудете о каких-то требованиях закона. Процесс регистрации пройдет быстро, четко и правильно!
Окончила с отличием СЗАГС при Президенте РФ и уже более 20 лет успешно работает в сфере связей с общественностью. С 2022 года является ведущим специалистом по развитию и коммуникациям с партнёрами Bnovo в IT-компании Bnovo. Автор многочисленных статей, посвященных гостиничному бизнесу и индустрии гостеприимства.
