Оснащаем ресепшен: сканер паспортов для гостиниц

Современные гостиничные объекты стремятся обеспечить своим гостям максимальный комфорт и безопасность. Одним из важных и обязательных аспектов работы отелей является идентификация гостей при заселении и передача данных в органы миграционного учета согласно Постановлению Правительства РФ от 18.11.2020 N 1853.

Когда поток бронирований большой, и заезды в течение дня идут постоянно, используются сканеры паспортов, которые не только упрощают процесс регистрации, но и помогают соблюсти требования законодательства. Рассмотрим, как работает сканер паспортов для гостиниц и его преимущества в современной hotel индустрии.

Что такое сканер паспортов?

Сканер паспортов — это устройство, которое считывает информацию с документов, удостоверяющих личность: паспорта, водительские удостоверения или ID-карты. В гостиничной индустрии такие устройства используются для автоматической обработки данных гостей при регистрации. Современные модели сканеров позволяют не только распознавать текстовую информацию, но и считывать фотографии, биометрические данные (например, отпечатки пальцев) и машинно-читаемые зоны (MRZ) на документах.

Принцип работы сканера паспортов достаточно прост. Гостю нужно просто передать свой паспорт или иной документ сотруднику на ресепшен. Сканер автоматически считывает основные данные: ФИО, дату рождения, серию и номер документа, срок действия документа, гражданство и др.

Затем информация передается на компьютер и синхронизируется с CRM или PMS системой управления отелем, если интеграция технически возможна. Так персональные данные автоматически заносятся в профиль гостя. Современные PMS, например, Bnovo, имеют встроенный модуль онлайн-регистрации гостей, который позволяет отправлять заявки в МВД России через сервис «Скала-Гостиница» в один клик.

Преимущества использования сканера паспортов в гостинице

Ускорение процесса регистрации

Автоматизация процесса сканирования паспортов существенно снижает время, необходимое для заселения гостя. В традиционном подходе сотрудники ресепшен вручную вносят данные в систему, что требует времени и может привести к ошибкам. Сканер же быстро считывает данные с документа и сразу передает их в систему, что экономит время как сотрудника, так и гостя.

Минимизация ошибок

Человеческий фактор всегда остается источником возможных ошибок при вводе данных. Неправильно введенные фамилия, номер паспорта или дата рождения могут повлиять на правомерность проживания гостя и корректность ведения отчетности. Технологии сканирования позволяют избежать подобных ошибок, так как оцифровка данных происходит автоматически.

Безопасность данных

Современные сканеры паспортов оборудованы средствами защиты данных, что делает процесс сбора и передачи информации безопасным. Это особенно важно в условиях ужесточения законодательства РФ в сфере защиты персональных данных. Автоматизация обработки данных гостей также снижает вероятность утечки или неправильного использования информации.

Соблюдение требований законодательства

Сканеры паспортов позволяют быстро и корректно собирать и передавать данные гостя, обеспечивая соблюдение всех нормативных требований МВД. Кроме этого, в автоматизированной системе всегда проще найти нужную информацию при проверках со стороны государственных органов.

Поддержка лояльности клиентов

Быстрое и комфортное заселение без проволочек на «бумажные дела» является важным фактором в формировании позитивного впечатления отеля у гостей. Чем меньше времени гость проведет на стойке регистрации при заезде, тем выше будет его удовлетворенность. Более того, CRM системы, работающие со сканерами паспортов, позволяют создавать профили постоянных клиентов и учитывать их предпочтения, что также способствует повышению лояльности.

Как выбрать сканер паспортов?

На российском рынке представлено множество моделей сканеров паспортов: от компактных планшетных до программно-аппаратных комплексов. Среди популярных устройств можно выделить бренды: Fujitsu, Avision, SecureScan, ZKTeco, Regula, линейку Smart Engines PassportBox, Promobot Scanner и др.

Резюмируя, сканер паспортов для гостиниц — это не просто удобное средство для автоматизации работы зоны ресепшен, но и важный элемент обеспечения безопасности и соблюдения законодательства. Технологии минимизируют ошибки персонала, ускоряют регистрацию и обеспечивают комфорт гостям.