Регистрация и размещение гостей в гостинице

Как упростить регистрацию гостей в гостинице

Регистрация и размещение гостей в гостинице – это процесс, который важно организовать правильно. Здесь нужно не только обеспечить комфорт постояльцам, но и оформить множество документов. Как правильно зарегистрировать гостей и разместить их, чтобы всё соответствовало требованиям законов и не пришлось держать людей перед стойкой регистрации по полчаса? И можно ли упростить этот процесс?

Способы регистрации и размещения гостей в гостинице

Забронировать номер в гостинице можно разными способами:

• по телефону, указанному на сайте гостиницы;
• через букинг-сервис, с которым у гостиницы есть соглашение;
• заполнив форму, размещённую на сайте отеля;
• через социальные сети (некоторые гостиницы предоставляют такую услугу).

Какой из способов выбрать – решает клиент, а задача отельера – собрать все заявки и проследить, чтобы не было овербукинга, а все запросы гостей удовлетворялись. И это бывает непросто.

Разные способы бронирования: нюансы для гостиницы

Если для гостя главный критерий при выборе того или иного способа бронирования – удобство и простота, то для гостиницы критерии будут другими.

Многим небольшим гостиницам приходится размещать свои предложения на букинг-сервисах, потому что с них идёт основной поток заказов. Несмотря на то, что нужно платить комиссию, на рекламу может быть потрачено гораздо больше, поэтому очень важно контролировать стоимость привлечения (и удержания) клиента.

Крупные сетевые гостиницы также присутствуют в букинг-сервисах, хотя они достаточно известны, чтобы можно было принимать заказы напрямую через сайт/соцсети или по телефону и ничего за это не платить. Но всё же, нужно признать, что современные клиенты привыкли к сайтам-агрегаторам для бронирования гостиниц, потому что на них можно сравнить разные предложения и выбрать оптимальный вариант по соотношению цена/качество.

Необходимость учитывать клиентов, сделавших бронь напрямую и через букинг-сервис, создаёт дополнительные сложности для отельеров.

Заселение гостей в гостиницу

Но ещё больше трудностей возникает на этапе заселения гостей. Здесь важно не только знать обо всех особенностях размещения, но и соблюдать требования законодательства относительно предоставления информации МВД.

При размещении гостей заполняется специальная анкета, в которой содержатся персональные данные клиента, указывается время его регистрации на стойке. Только после этого возможна выдача ключей и сопровождение постояльца до его номера.

Если в стоимость включены завтраки, обеды или ужины, делается соответствующая пометка, а гостю необходимо объяснить, как работает ресторан.

Клиент подписывает регистрационную карточку (анкету), что приравнивается к подписанию договора на размещение в гостинице. Важно сверить данные анкеты и документа, удостоверяющего личность гостя, чтобы не было ошибок и расхождений.

При заказе постояльцем дополнительных опций (еда в номер, мини-бар, прачечная и т. п.) необходимо фиксировать это в регистрационной форме, чтобы впоследствии правильно начислить плату за доп. услуги. 

Регистрация гостя в МВД

Согласно требованиям закона, данные о прибывающих гражданах России нужно передать в МВД в течение суток, а об иностранцах – в течение одного рабочего дня с момента заезда в гостиницу. Сканы паспортов граждан РФ в МВД не отправляются, в то время как у иностранных гостей потребуется отсканировать удостоверяющий личность документ и отправить скан-копию в МВД.

За несвоевременное предоставление данных предусмотрены серьёзные штрафы: от 400 до 500 тыс. рублей. – за иностранного гостя, и до 750 тыс. рублей – за россиянина. В связи с этим важно, чтобы данные о постояльцах были достоверными, а специальные уведомления в МВД были заполнены правильно и отправлены вовремя.
Процесс выселения

При выселении гостя важно оформить закрывающие документы. После оплаты клиенту выдаётся на руки второй экземпляр счёта, в котором содержится информация о тарифе, количестве суток, дополнительных платных услугах и НДС.

Как упростить процессы?

Все эти рутинные задачи в отеле можно автоматизировать при помощи системы Bnovo. Данные при прямом бронировании номера через сайт отеля будут автоматически переноситься в форму предзаполнения для регистрации гостя, что обеспечит отсутствие ошибок, быструю онлайн-оплату и выдачу электронных ключей. Также с помощью CRM-системы можно наладить автоматическую отправку данных о постояльцах отеля в МВД, внести информацию о дополнительных услугах, отмеченных при заказе, автоматически сформировать закрывающие документы и многое другое. Это серьёзно упростит жизнь отельера, стремящегося обеспечить своим клиентам качественный и высококлассный сервис и следовать предписаниям законов.