Регистрация гостя в отеле: нюансы и особенности

Регистрация гостя в отеле – стандартная процедура, которая не только помогает вести учет занятых номеров, но и необходима для правильного заполнения отчетности для гос. органов. Закон устанавливает довольно строгие требования, касающиеся регистрации гостей, и их невыполнение влечет серьезные штрафы.

При заселении гостя администратор первым делом проверяет наличие у него брони. Как только факт бронирования подтверждается, сотрудник отеля должен взять у клиента паспорт и зафиксировать все данные оттуда:

• ФИО;
• серия и номер документа;
• адрес постоянной регистрации.

Также нужно заполнить специальный бланк, в котором указаны все вышеперечисленные сведения и есть подпись гостя. После этого клиента можно заселять в номер.

Минусы процесса регистрации гостя в отеле

Закон позволяет заполнять необходимые регистрационные документы как вручную на бумажных носителях, так и в режиме онлайн. Какой бы способ вы ни выбрали, размещение гостей в отеле существенно затрудняется. Уставшие после дороги клиенты вынуждены ждать, пока будут заполнены многочисленные графы анкет, и такое длительное ожидание никак не повышает их лояльность к отелю.

Помимо этого, при внесении данных в форму вручную, будь то бумажный или электронный носитель, высока вероятность того, что сотрудник ошибется и что-то заполнит неправильно. Отправка недостоверных сведений в гос. органы, равно как и их непредоставление, карается штрафом.

Обязанность отправлять данные о гостях в МВД

Согласно ст.20 №109-ФЗ и ст.5 закона №5242-I, принимающая сторона обязана отправлять в МВД информацию обо всех пребывающих в гостиницу иностранных и российских гражданах. Исключение есть только для россиян, которые постоянно проживают в том же субъекте РФ, в котором они забронировали отель. Москва и МО, а также Санкт-Петербург и ЛО считаются одним субъектом, поэтому подавать сведения в МВД о гостях из Москвы подмосковные отели не должны и т.п.

Согласно установленному порядку регистрации гостей в отеле, иностранцев нужно поставить на учет в МВД в течение рабочего дня, следующего за днем прибытия гостя. То же правило действует и для граждан России: данные о них нужно передать в МВД в течение суток с момента их заезда в гостиницу. 

При выезде гостей их необходимо снять с учета, направив новое уведомление в МВД.

При несоблюдении вышеуказанных требований на отель как на юридическое лицо может быть наложен штраф в размере от 200 до 500 тысяч рублей. И это сумма за одного неучтенного гостя, поэтому не предоставлять данные или допускать ошибки при заполнении анкет – точно не в интересах отельера.

Как автоматизировать процесс регистрации гостя в отеле?

Современное программное обеспечение помогает существенно облегчить жизнь владельцев отелей. Можно подключить сервис Bnovo с дополнительным модулем по онлайн-регистрации гостей в МВД и больше не беспокоиться о том, что придут многотысячные штрафы. Помимо этого, такое решение помогает оптимизировать рабочее время сотрудников, ведь вбивать данные вручную больше не нужно.

Сервис позволяет экономить до 50 процентов времени, затрачиваемого на регистрацию прибывающих в отель. В системе отображается актуальный статус гостя: поставлен на учет, снят с учета. Данные, которые указываются при заселении в гостиницу, автоматически загружаются в базу Скала-Гостиница, а оттуда их можно легко отправить в МВД. 

Больше никаких длинных анкет с многочисленными полями и вбивания в них данных вручную! Экономьте время и деньги, ведите гостиничный бизнес легко и с комфортом для себя и своих сотрудников!